Kiểm đếm hàng hóa là gì? Quy trình kiểm đếm hàng chi tiết

Kiểm đếm hàng hóa là một công đoạn khá phổ biến trong lĩnh vực logistics, đặc biệt là ở các dịch vụ nhập hàng, đặt hàng quốc tế. Vậy thực tế kiểm đếm hàng hóa là gì? Quy trình kiểm đếm hàng chi tiết sẽ được thực hiện như thế nào? Bài viết này của Công ty nhập hàng Piget sẽ giải thích cặn kẽ cho bạn.

Kiểm đếm hàng hóa là gì?

Kiểm đếm hàng hóa là hoạt động kiểm tra số lượng hàng hoá thực tế trước khi giao tới một địa chỉ tiếp theo. Đây là một dịch vụ được cung cấp bởi đơn vị mua hàng, nhập hàng quốc tế.

Người mua hàng hoặc nhận hàng, giao hàng hay vận chuyển sẽ uỷ thác cho đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm đếm nhằm đảm bảo nhận đúng, đủ số lượng hàng cũng như biết rõ tình trạng hàng hoá trước khi nhận về tay, tránh tổn thất cũng như phòng ngừa khiếu nại.

Thời điểm kiểm đếm hàng hóa

Có 2 thời điểm chính được lựa chọn để kiểm đếm hàng hóa bao gồm: Kiểm đếm hàng tại thời điểm giao hàng và kiểm đếm tại thời điểm nhận hàng.

Kiểm đếm hàng ở cảng xuất hàng

Đây là thời điểm trước khi đưa hàng lên xe và xuất khỏi kho, giai đoạn đầu của việc giao hàng. Các hoạt động kiểm đếm diễn ra thời điểm này sẽ có các đặc điểm sau:

• Kiểm đếm hàng hóa tại thời điểm giao hàng cho tất cả các loại phương tiện tại các địa điểm như nhà máy, cảng biển, kho bãi,…
• Kiểm đếm hàng thời điểm giao hàng ở cảng xuất nhằm mục đích xác định được số lượng hàng sẽ giao cho đại diện mua nhận hàng tại nơi bán (nước xuất khẩu).
• Tất cả hàng hoá trước khi giao phải đảm bảo nguyên vẹn.
• Kết quả kiểm đếm hàng hóa tại cảng xuất hàng là bằng chứng để người mua tính toán số tiền hàng hoá sẽ phải trả cho người bán. Đây cũng là bằng chứng để đại diện bên tàu chuyên chở hàng ký biên nhận và vận tải đơn.

Kiểm đếm tại cảng nhập hàng

Đây là thời điểm trước khi nhận hàng đưa lên xe trung chuyển về kho hoặc điểm trả hàng. Kiểm đếm ở giai đoạn nhận hàng bao gồm các đặc điểm sau:

• Giám định hàng hư hỏng, rách vỡ, nhiễm bẩn. Đây là một trong những hoạt động mà các công ty vận tải biển, đại lý, các đơn vị logistics đơn thuần không bao giờ thực hiện được.
• Kết quả tại thời điểm kiểm đếm này sẽ xác định được số lượng, khối lượng hàng hoá được nhận bao gồm chi tiết về hàng nguyên vẹn, hàng hư hỏng, hàng hốt xá,… Đây là bằng chứng để người mua tính toán số lượng hàng thực nhận được đưa vào kho chứa hàng của mình và tính toán khiếu nại.
• Kết quả kiểm đếm tại cảng nhận hàng cũng là bằng chứng để hãng tàu ký biên bản giao nhận hàng và hàng hoá bị hư hỏng, hoặc giảm giá trị thương mại.
• Không chỉ vậy, kiểm đếm tại cảng nhận hàng cũng là căn cứ để đơn vị bảo hiểm tính toán mức độ tổn thất và bồi thường cho người mua bảo hiểm lô hàng. Đồng thời, các công ty bảo hiểm hàng hoá sẽ đòi chủ tàu (Hiệp hội chủ tàu) đền bù số hàng thiếu hụt.

Tại sao cần sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa khi mua hàng quốc tế?

Mua hàng và vận chuyển hàng quốc tế đường dài có rất nhiều rủi ro. Các vấn đề có thể xuất hiện ở bất kỳ khâu nào mà thời gian xử lý với khoảng cách xa, qua nhiều đơn vị cũng gây tốn thời gian, chi phí, ảnh hưởng nhiều tới hoạt động kinh doanh mua bán của doanh nghiệp.

• Việc kiểm đếm tại thời điểm giao hàng (hay cảng xuất hàng) giúp người mua hàng biết được số lượng hàng hoá, tình trạng hàng hoá trước khi thanh toán cho người bán. Nếu có trường hợp sai sót có thể ngay lập tức xử lý với nhà bán trước khi lên tuyến đường dài xuất khẩu (nhập khẩu) tới địa chỉ người mua.
• Việc kiểm đếm tại thời điểm nhận hàng (hay cảng nhận hàng) để xác định tình trạng, số lượng hàng nguyên vẹn và hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Nếu xuất hiện hàng bị hư hỏng, thiệt hại do vận chuyển thì có bằng chứng để xử lý với bảo hiểm, khiếu nại đơn vị vận chuyển,…

Nhờ có dịch vụ kiểm đếm, hàng hóa sẽ được đảm bảo an toàn cao hơn, tính chính xác hơn và giảm thiệt hại hàng hóa khi nhận tới tay. Nhất là với những đơn hàng tuyến dài như mua từ Trung Quốc, Anh, Hàn, Nhật,… thì càng nhiều khâu, càng xa thì việc xử lý càng tốn thời gian, công sức và chi phí. Không chỉ vậy, nó còn khiến chậm trễ việc kinh doanh của bạn.

Hướng dẫn cách kiểm đếm hàng chi tiết

Mỗi phương pháp kiểm đếm sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn phương pháp kiểm đếm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là điều cần thiết để đảm bảo số lượng hàng được mua và số lượng hàng trong kho là giống nhau.

Một số phương pháp kiểm đếm đang được sử dụng khá phổ biến hiện nay bao gồm:

Kiểm đếm theo số lượng

Hình thức kiểm đếm quen thuộc, dễ thực hiện và nhằm mục đích xác định số lượng hàng hoá có trong kho. Các bước thực hiện sẽ bao gồm:

• Bước 1: Chuẩn bị danh sách hàng hóa cần kiểm đếm (bao gồm thông tin về tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng sản phẩm kỳ vọng trong kho).
• Bước 2: Phân chia khu vực kho thành các khu vực nhỏ để tiện kiểm kê.
• Bước 3: Đếm số lượng sản phẩm và ghi lại số lượng tương ứng. Cần kiểm đếm cẩn thận, tránh đếm nhầm hoặc bỏ sót.
• Bước 4: So sánh số lượng sản phẩm đếm được và số lượng trong danh sách để xác định độ chính xác.
• Bước 5: Lập báo cáo kiểm đếm ghi lại số lượng sản phẩm đã kiểm được với số lượng trong danh sách. Nếu có sự khác biệt cần ghi chú lại và tiến hành điều tra nguyên nhân.

Nhược điểm của hình thức này sẽ là tốn nhiều thời gian, lao động để tiến hành kiểm đếm thủ công. Nếu số lượng hàng hoá lớn, việc đếm bằng tay có thể gây mất thời gian và dễ sai sót. Bởi vậy, việc sử dụng kiểm đếm hàng hóa bằng công nghệ thông tin, mã vạch hoặc kiểm đếm khu vực có thể giúp tối ưu thời gian, tính chính xác hiệu quả hơn.

Kiểm đếm theo trọng lượng

Phương pháp này xác định hàng hoá dựa theo trọng lượng thay vì số lượng, thường được áp dụng cho những hàng hoá lớn hoặc không thể kiểm đếm bằng tay. Quy trình kiểm đếm sẽ tiến hành như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị danh sách hàng hóa cần kiểm kê (bao gồm thông tin tên sản phẩm, mã sản phẩm, trọng lượng sản phẩm được kỳ vọng có trong kho).
• Bước 2: Chuẩn bị thiết bị đo trọng lượng (chẳng hạn như cân điện tử để xác định trọng lượng hàng hoá).
• Bước 3: Xác định trọng lượng hàng hoá (chú ý để tránh sai lệch do sự rung động hoặc dao động của hàng hoá).
• Bước 4: So sánh trọng lượng sản phẩm đo đực với trọng lượng trong danh sách.
• Bước 5: Lập báo cáo kiểm đếm ghi lại trọng lượng sản phẩm được đo và so sánh với trọng lượng trong danh sách.

Ưu điểm của hình thức này là tối ưu thời gian và giảm sai sót so với phương pháp kiểm đếm hàng hóa theo số lượng. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là cần phải sử dụng thiết bị đo trọng lượng chính xác và được điều chỉnh định kỳ để đảm bảo tính chính xác.

Kiểm đếm hàng hóa bằng mã vạch

Đây là phương pháp kiểm đếm sử dụng mã vạch để nhận dạng và xác định số lượng hàng hóa trong kho. Mã vạch là một loại mã nhận dạng tạo bằng cách in một dãy được vạch đen trắng song song trên sản phẩm và bao bì. Mỗi mã vạch được liên kết với một số lượng cụ thể của sản phẩm.

Quy trình kiểm đếm này sẽ thực hiện như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị phần mềm quản lý kho để hỗ trợ quét mã vạch trên máy tính.
• Bước 2: In nhãn mã vạch cho từng sản phẩm, dán nhãn trên sản phẩm hoặc bao bì.
• Bước 3: Sử dụng máy quét mã vạch để kiểm đếm từng sản phẩm trong kho. Máy tính có cài đặt phần mềm sẽ xác định số lượng sản phẩm dựa trên mã vạch đó.
• Bước 4: Kiểm tra kết quả kiểm đếm với dữ liệu trong phần mềm. Nếu có sự khác biệt, bạn cần điều tra nguyên nhân và tiến hành chỉnh sửa.
• Bước 5: Lập báo cáo kiểm đếm.

Ưu điểm của phương pháp này là giảm thiểu thời gian, sai sót do phương pháp kiểm đếm thủ công mang lại. Nó cũng giúp tăng tính chính xác, độ tin cậy cho kết quả kiểm kê. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo mã vạch được dán chính xác và đọc được bởi máy quét mã vạch. Đồng thời, bạn phải có quy trình kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong phần mềm.

Ngoài 3 phương pháp kiểm đếm trên thì cũng có một số phương pháp kiểm đếm khác như: Kiểm đếm bằng máy tính hoặc kiểm đếm theo khu vực.

Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa phí siêu rẻ từ Piget

Việc kiểm đếm chính xác trước khi nhận được hàng ở khâu cuối sẽ mang lại nhiều lợi ích, hạn chế rủi ro thất thoát và chi phí. Tuy nhiên, việc kiểm đếm chỉ chính xác khi bạn tìm được đơn vị kiểm kê uy tín, chuyên nghiệp.

Với trường hợp bạn nhập hàng từ Trung Quốc để kinh doanh, bạn có thể tham khảo dịch vụ của Piget – Hệ thống nhập hàng Trung Quốc tận xưởng giá gốc với quy trình kiểm đếm hiện đại, chính xác cao.

• 100% hàng hoá Piget sẽ được kiểm đếm nghiêm ngặt ngay tại kho Trung Quốc ngay khi nhận được hàng (nếu khách hàng có đăng ký dịch vụ kiểm hàng). Trong trường hợp hàng hoá thiếu, không đúng, hàng hư hỏng,… thì có thể nhanh chóng đổi lại với nhà bán hàng trước khi lên xe vận chuyển về Việt Nam, tối ưu thời gian, công sức.
• Điều đặc biệt, Piget mới trang bị thiết bị kiểm đếm tự động hiện đại bổ sung nhằm tăng thêm cấp độ chính xác cho toàn bộ đơn hàng. Thiết bị kiểm đếm cho phép kiểm đếm chính xác cân nặng hàng hoá, tình trạng nguyên vẹn hàng hoá và chụp hình đơn hàng, mã vạch trước khi nhập kho nhằm việc rà soát đơn hàng, tránh thất lạc, đảm bảo tình trạng đơn hàng trước khi vận chuyển về Việt Nam.
• Bên cạnh đó, Piget còn có dịch vụ bảo hiểm hàng hoá và chính sách đền bù thiệt hại hợp lý theo tình trạng đơn hàng khi khách hàng nhận được hàng mà có vấn đề lỗi hỏng do vận chuyển.

Cũng như khâu kiểm đếm nghiêm ngặt, chuyên nghiệp và dịch vụ tận tâm đã giúp Piget nhận được sự tin tưởng của đông đảo khách hàng, chủ shop, doanh nghiệp đang nhập hàng Trung Quốc về kinh doanh.

Nếu bạn cũng đang tìm một đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam hay thậm chí là mua hàng hộ từ A – Z, Piget tự tin sẽ là lựa chọn số 1. Để biết thêm chi tiết các dịch vụ và phí giá, bạn có thể truy cập website piget.vn hoặc liên hệ Piget qua hotline 098 98 95 095 để được hỗ trợ.